• Koninklijke Boekverkopersbond
• Boek & Bedrijf
• Boekenbon Service

• Contact
• Log in  

•  
  Boek & Bedrijf
• Advies over
  Starten en Stoppen
• Advies over
  Rendementsverbetering
• Advies over
  Dagelijkse praktijk
• Advies over
  Opleiding
•  
  Trainingen 2012

Stappenplan winkelautomatisering

Het Boek & Bedrijf-Stappenplan Winkelautomatisering is een praktisch hulpmiddel voor boekverkopers met automatiseringsplannen. Het plan ter ondersteuning van de aanpak van het automatiseringsproces, bestaat uit vier hoofdstappen.

Stap 1: oriëntatie op automatisering
Stap 1 is de oriëntatiefase. U onderzoekt of het in uw bedrijf zinvol is om bepaalde bedrijfsonderdelen, zoals uw voorraad, te automatiseren. Tijdens deze fase wint u informatie in over de wijze waarop automatisering in de boekhandel gebruikt kan worden, over de voordelen die het kan opleveren, over de kennis die ervoor nodig is en over de kosten die hiermee gemoeid zijn. Bronnen waar u informatie kunt inwinnen zijn Boek & Bedrijf, maar natuurlijk ook collega’s, uw eigen accountant, uw commercieel samenwerkingsverband, softwareleveranciers of uw bank. Informeer altijd vooraf naar de kosten.

Boek & Bedrijf adviseert u, bij bezoeken aan geautomatiseerde collega's, hen te vragen hoe zij bijvoorbeeld met de informatie omgaan die het systeem kan genereren. Ook in vakbladen en computerbladen staat vaak informatie over automatisering. Daarnaast kan het zinvol zijn beurzen of leveranciers van software en hardware te bezoeken. Er zijn leveranciers die vrijblijvend de mogelijkheid bieden een workshop te volgen. In deze fase kunt u beter nog niet ingaan op aanbiedingen van leveranciers, dat gebeurt na de offertefase.

Stap 2: bepalen van de automatiseringsbehoefte
Met Stap 2 zet u op een rijtje aan welke eisen en wensen het geautomatiseerde systeem moet voldoen. Uiteindelijk kunt u op basis hiervan de software kiezen die het beste bij uw bedrijf past. Inventarisatie van uw eisen en wensen vereenvoudigt ook de communicatie met softwareleveranciers: u weet wat u van een softwarepakket verwacht, of wat u voor uw bedrijf nodig heeft. Per toepassing gaat u na wat precies voor uw bedrijf belangrijk is.
Wilt u bijvoorbeeld de inkoop automatiseren? Dan kan het belangrijk zijn dat de software in kwestie:

• besteladviezen kan uitbrengen op basis van verschillende criteria;
• dat u er voorraadinformatie elektronisch mee kunt raadplegen;
• dat u elektronisch bestellingen bij uw leveranciers kunt plaatsen.

Of wilt u uw voorraadbeheer automatiseren? Dan wilt u bijvoorbeeld dat het mogelijk wordt:

• uw voorraad op artikelniveau te volgen;
• klantenbestellingen vast te leggen;
• klantorders te volgen;
• te factureren;
• te verkopen;
• barcodes te scannen;
• uw omzet op artikel- of groepsniveau bij te houden;
• verkoopprijzen in kassa's vanaf een centraal punt te wijzigen. 

Tijdschriften zijn vaak moeilijk onder te brengen in geautomatiseerde systemen omdat de verschillende edities elkaar vaak wekelijks opvolgen, prijzen regelmatig variëren en er allerlei specials bestaan. De barcode waarmee het tijdschrift in de computer geregistreerd wordt, verandert dus regelmatig. Een eenduidig tijdschriftenbestand waarin alle edities van alle tijdschriften in Nederland staan, bestaat helaas nog niet. Vaak kunnen er wel koppelingen tot stand worden gebracht met de bestanden van Aldipress en Betapress. In de praktijk worden alleen de tijdschriften die boekverkopers verkocht hebben in het automatiseringssysteem geregistreerd. Het inboeken van de ontvangen tijdschriften en het verwerken van de retouren kost zelfs met een uitgebreid tijdschriftenbestand een heleboel tijd.

Stap 3: aanvragen van offertes, budget bepalen en maken van een keuze
Stap 3 omvat het maken van een voorselectie, het aanvragen van offertes bij leveranciers van automatiseringssystemen en het maken van een keuze. Met behulp van de door u geformuleerde eisen en wensen en de Boek-en-Bedrijf-leveranciersinformatie selecteert u enkele leveranciers. Of u kiest er natuurlijk zelf een aantal uit.

Waar moet u op letten bij het maken van een keuze?

• kwaliteit van de geleverde hard- en software;
• mate waarin de leverancier tegemoetkomt aan uw eisen en wensen;
• prijs;
• service;
• inhoud en kosten van onderhoudscontract en leveringsvoorwaarden. 

Hebt u het systeem gevonden dat u het meest geschikt lijkt, bezoek dan één of meer collega-boekverkopers die gebruikmaken van dit systeem. Bij hen kunt u met uw vragen terecht. Ook kunt u natuurlijk nakijken of de leverancier zijn verplichtingen nakomt, de helpdesk goed functioneert en of het systeem in de praktijk goed werkt. Boek & Bedrijf kan u in contact brengen met de juiste personen.

In deze fase kunt u de kosten en de baten op een rij zetten. Naast de kosten voor rente en afschrijving van hardware en software, moet u rekening houden met kosten voor onderhoud en aanschaf van nieuwe releases. Ook opleidingskosten voor u en uw medewerkers en kosten voor het treffen van organisatorische maatregelen horen hierbij.

Stap 4: invoeren van het geselecteerde systeem
Bij de invoering van een geautomatiseerd systeem moet u vooraf een aantal zaken regelen. Het betreft hier onder meer opleiding van uzelf en van uw medewerkers. Werkinstructies moeten worden opgesteld en misschien moet de organisatie worden aangepast. Plaatsen waar de computers komen te staan moeten gereed worden gemaakt, er moeten technische voorzieningen worden aangelegd en met de leverancier moeten afspraken worden gemaakt. Deze afspraken hebben betrekking op de levering en installatie van het systeem en wanneer, waar en aan wie de benodigde instructie gegeven zal worden.

Het zijn niet alleen organisatorische maatregelen waarop u zich moet richten. Voordat het systeem echt in gebruik kan worden genomen, moeten eerst de basisgegevens (bijv. artikelgegevens) ingevoerd worden. Het kan nodig zijn hiervoor codesystemen op te zetten en in te voeren.

Tot slot nog enkele tips:

• Stel samen met uw leverancier een invoeringsplan op, waarin alles geregeld wordt met betrekking tot de invoering van het systeem. In het invoeringsplan moet precies worden aangegeven wie wat wanneer moet doen.
• Leid een medewerker op tot systeembeheerder. De systeembeheerder heeft als functie het contact met de leverancier (helpdesk) en de gebruikers te onderhouden, ondersteuning te bieden bij problemen, gebruiksinstructies te geven en het systeem te beveiligen tegen ongeoorloofd gebruik en het verlies van informatie. Ook is de systeembeheerder verantwoordelijk voor het dagelijks onderhoud van het systeem en het maken van reservebestanden.
• Betrek uw medewerkers tijdig bij uw automatiseringsplannen.
• Voer een geautomatiseerd systeem gefaseerd in. Probeer niet alles in één keer te automatiseren maar pak steeds een ander gebied aan. Zorg er echter wel voor dat de totale doorlooptijd zo kort mogelijk is. Discipline bij automatisering is een vereiste. Naarmate meer processen in uw bedrijf zijn geautomatiseerd, wordt de organisatie belangrijker. Zo is voor een betrouwbare voorraadadministratie discipline bij het invoeren van inkopen en verkopen en regelmatige controle een eerste vereiste.
• Ga na of de leverancier van uw systeem een gebruikersgroep heeft en sluit u daarbij aan. Het biedt u de mogelijkheid om met collega-boekverkopers ervaringen uit te wisselen over het gebruik van het systeem.