Een winkel met gezonde weerstand

2008-09-26

Om als mens gezond te blijven, is het belangrijk om een goede weerstand te hebben. Voor een onderneming geldt eigenlijk precies hetzelfde: een gezonde winkel heeft een goed weerstandsvermogen. Een mens sport, eet groente en fruit en slikt zo nu en dan eens een weerstandspilletje om de weerstand op peil te houden. Een winkel blijft gezond door goed te plannen, te doen, te controleren en te reageren. Het ijkpunt hierbij is te Sturen op Cijfers.

Tijdens deze themabijeenkomst in het Stadscafé te Amersfoort, georganiseerd door Boek & Bedrijf, staat het Sturen op Cijfers centraal. Boek & Bedrijf-adviseur Herco van Houwelingen gaat in op het de mogelijkheden en het nut van Sturen op Cijfers. Geert DeCock van TiteLive geeft een praktische toepassing ervan met zijn verhaal over het gebruik van cijfers bij voorraadbeheer.

Het weerstandsvermogen van een winkel is het percentage dat de winkel in omzet mag terugvallen zonder in de rode cijfers terecht te komen. Van Houwelingen toont dit in een model: de weerstand wordt berekend door de kosten en opbrengsten tegen elkaar af te zetten. Het break-even punt speelt hierbij een centrale rol. Dit is het punt waarop de opbrengsten de kosten dekt. Er wordt dan geen verlies gemaakt, maar ook nog geen winst. Alles links van het break-even punt is verlies, alles rechts ervan is winst. Het verschil tussen de feitelijke omzet en het break-even punt is het weerstandsvermogen.

Het weerstandsvermogen is geen stabiel gegeven. Door druk op de marge, bijvoorbeeld door stijgende kosten of door branchevervaging, schuift het break-even punt op naar rechts als de omzet niet meegroeit. Dit betekent dus dat de weerstand verlaagt. Maar u kunt ook de weerstand verhogen. Kostenverlaging is de beste oplossing om tot een betere weerstand te komen. Iedere winkel heeft vaste kosten, zoals voor de huur van het pand, voor het personeel. Daarnaast zijn er de variabele kosten, zoals voor cadeaupapier, tasjes en promotiemateriaal. De meeste winst valt te behalen door de vaste kosten om te zetten in variabele kosten.
Van Houwelingen geeft als voorbeeld dat wanneer de personeelskosten met 1% dalen, het rendement met 7,5% omhoog gaat. Het verlagen van de personeelskosten kan door de arbeidsflexibiliteit in uw boekhandel te verhogen, bijvoorbeeld door aan de verhouding vast/oproepkracht te werken. Veel boekverkopers nemen een fulltimer in dienst voor 38 uur, terwijl dit op sommige momenten in het jaar helemaal niet nodig is. Het zou een uitkomst kunnen zijn om dit personeelslid een contract aan te bieden voor 20 uur fulltime en 18 uur op oproepbasis.
De Koninklijke Boekverkopersbond streeft met de onderhandelingen voor een nieuwe CAO naar een arbeidsmodel waarbij het personeel flexibel kan worden ingezet. Zo kan een personeelslid met een 38-urencontract tijdens rustige periodes bijvoorbeeld 30 uur per week worden ingezet en in een drukke periode als de Boekenweek 46 uur.

Een andere optie is te werken aan margeverbetering. Dit kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door beter in te spelen op de prijs met ramsj-artikelen. Als u een mooi kunstboek van Rembrandt hebt staan dat € 100 kost en u heeft tevens een ramsj-boek over Rembrandt, dan hoeft u dit niet € 20 te prijzen, maar kunt u het rustig € 40 prijzen. De klant ziet vooral een groot prijsverschil en is wel bereid te betalen. Ook kunt u onderhandelen over producten. Bij boeken werkt dit natuurlijk niet in verband met de Wet op de Vaste Boekenprijs, maar wel bij kantoorartikelen of wenskaarten.

Het is tevens belangrijk om een voortdurende focus te hebben op omzetverbetering. Dit kan op allerlei creatieve manier. Nu het in deze tijden ontbreekt aan bestsellers kunt u in plaats daarvan actief uw oud fonds gaan promoten. Ook een ramsj-actie trekt meer publiek naar uw winkel. Verder kunt u denken aan extra promotieactiviteiten, signeersessies of auteurspresentaties, of door bepaalde boeken aan te bevelen namens uw eigen personeel.

Voorraadbeheer is eveneens een belangrijke factor van kostenregulering. Het inkopen van titels bevat een aantal risico’s, want is er een publiek binnen uw klanten voor dit genre? Welke publiciteit genereert de uitgever rond dit boek? Hoe zit het met de naamsbekendheid van de auteur? Hoe staat het met de prijscategorie waarbinnen het boek valt? Volgens DeCock zijn de risico’s rondom inkoop en verkoop te beperken door te Sturen op Cijfers.

Bij voorraadbeheer geldt de Wet van Pareto: de 20/80 regel. 20% van de boeken is verantwoordelijk voor 80% van de omzet, maar ook 20% van de boeken is verantwoordelijk voor 20% van het kostenverlies. Door de voorraad in uw winkel in beeld te brengen en regelmatig te inventariseren krijgt u overzicht over de titels die voor omzet zorgen en over de titels die tot liquiditeitsproblemen leiden.

Als een titel ingekocht is, zijn er drie mogelijkheden: een boek wordt een bestseller (binnen drie maanden verkocht), een seller (tussen 3 en 12 maanden verkocht of een winkeldochter (langer dan 1 jaar in de winkel). Er zijn dan ook verschillende soorten boekhandels. Sommige boekhandels verkopen vooral bestsellers, serviceboekhandels leven op hun seller-assortiment. Daarnaast zijn er ook boekhandels die alleen op bestelling leveren, zoals internetboekhandels. Het is belangrijk om te inventariseren wat voor soort boekhandel u heeft. Bent u een serviceboekhandel, dan is het belangrijk een goede verhouding te hebben tussen bestsellers en sellers. Heeft u echter een gespecialiseerde boekhandel, dan wilt u een uitgebreid seller-assortiment hebben en spelen bestsellers een minder belangrijke rol.

Vervolgens wilt u uw voorraad optimaliseren. DeCock geeft hiervoor een aantal handvatten. Allereerst moet u uw eigen voorraad in kaart brengen op genre (NUR) en op uitgever. Wat is de verhouding van de ene rubriek of uitgever is ten opzichte van de anderen in uw winkel. De omloopsnelheid speelt hierbij een belangrijke rol. De omloopsnelheid is het aantal keren dat de voorraad zich jaarlijks vernieuwd, dus dat u het boek inkoopt en weer verkoopt. De gemiddelde omloopsnelheid van titels is vier keer per jaar. Als Harry Potter een omloopsnelheid heeft van 5 en Bert en Ernie op de boerderij een snelheid van 2, dan zorgt Harry Potter voor je omzet, terwijl Bert en Ernie op de boerderij voor liquiditeitsproblemen zorgen. Tevens kunt u op deze wijze inzicht krijgen in de gemiddelde omloopsnelheid per uitgever. Door deze cijfers vervolgens aan de uitgever te laten zien, kunt u beter onderhandelen over het inkopen en retourneren van boeken.

Vervolgens is het belangrijk om efficiënt in te kopen. Vaak proberen boekverkopers extra korting te bedingen bij uitgevers, met als gevolg dat ze meer boeken moeten afnemen. DeCock vraagt zich echter af of 1% extra korting wel echt beter is. De eerste inkoop is erg belangrijk, want de exemplaren die je daarvan overhoudt, hebben grote gevolgen voor de marge. DeCock pleit dan ook voor minder marge, maar zekerheid dat alle exemplaren van de eerste bestelling verkocht kunnen worden.

Het retourcircuit is een middel om de voorraad terug te brengen naar een bepaald niveau. Bekijk per trimester alle onverkochte titels met hoge voorraden. Het is belangrijk om dit tijdig te doen, want uitgevers nemen niet graag ‘eentjes’ terug. Als u te lang wacht, kunnen uitgevers het ook niet meer via andere kanalen verkopen. Als vuistregel kunt u hanteren dat de voorraad van bestsellers iedere drie maanden bekeken dient te worden en de voorraad van sellers iedere zes maanden. Retouren kosten ook geld, dus houd hier wel rekening mee.

Tot slot is het goed om nieuwe verkoopkanalen aan te boren om ook uw winkeldochters kwijt te raken. Door al uw voorraad op internet te zetten, vergroot u de kans dat u deze voorraad sneller kwijt raakt.

Wanneer u op deze wijze uw voorraad analyseert en stuurt, zal dit een kostenbesparend effect hebben. Niet alleen kunt u op deze wijze overvoorraad opsporen, ook kunt u gemiste verkoopkansen herkennen en hierop inspelen. DeCock besluit te zeggen dat naast dit handige middel, de boekverkoper vooral ook boekverkoper moet blijven. “Stuur niet alleen op cijfers, maar gebruik je enthousiasme, volg je instinct en doe waar je goed in bent: boeken verkopen!”